PPIC Sebagai Jantung Industri (Planning & Monitoring)

Planning  dan Monitoring  Proses Produksi

          Mengapa diperlukan monitoring proses produksi? Pada prinsipnya, PPIC adalah PENGHUBUNG yang menghubungkan antara internal perusahaan dengan dunia luar, dalam  konteks realisasi produk. PPIC juga HARUS memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer.
Sama dengan di kehidupan kita sehari-hari, misalnya kita di posisi customer, mau beli Nasi Goreng. Kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali  sampaikan,”baik saya cek dulu”, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan.
Baru pesan sepiring nasi goreng yang tidak jelas kapan jadinya, sudah bisa membuat konsumen marah dan kecewa.
      Pada kenyataannya di industri, keterlambatan produksi akan berakibat punishment atau pinalti yang berujung kerugian berjumlah Milyaran Rupiah. Apalagi kalau sampai PPIC tidak mampu memberikan informasi yang jelas dan tepat waktu! Konsumen akan semakin marah, dan pinalti bisa makin menjadi-jadi. Mengapa sampai begitu?
Karena seringkali product perusahaan kita menjadi material bagi proses produksi pada industri lainnya.  Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment (sebagai konsumen yang memesan kancing dan resleting). Kalau kancingnya terlambat dikirim sesuai jadwal, maka Industri Garment tersebut akan tersendat proses produksinya. Dan kalau ditanya oleh Industri Garment, maka Industri Kancing & Resleting harus bisa menjawab dengan tepat dan bijak. Dan disinilah arti penting monitoring produksi!.Tak hanya itu, jika pihak intern perusahaan, management, keuangan dll pingin tahu sampai dimana proses produksi sebuah JOB. maka PPIC harus bisa menjawab dengan tepat sampai dimana proses produksi (WIP) job tersebut dan seberapa nilai rupiah yang sudah dapat diselesaikan .
Karena itu adalah salah satu bagian dari konsep dari “customer satisfaction”.  Customer  tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda, tapi  bagaimana  meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah  vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi  dalam proses planning dan monitoring .

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order
       Ini  merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa  direct order dari customer, atau  pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana Induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang yaitu 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing  untuk mempersiapkan material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Inilah  keunggulan penerapan sistem informasi yang terintegrasi dan terhubung satu sama lainnya. Purchase  order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam  Master Planning Schedulle. Bayangkan  tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis.

Bagaimana teknisnya secara lebih detil?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat,  sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :

1. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api. Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.
2. Informasi (data base) mengenai capasitas  setiap line produksi.
3. Informasi  (data base) mengenai lead time setiap line produksi.
4. Informasi  (data base) stock material.

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang diperlukan, dan segera membuka Purchase order jika diperkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki  menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini  progress ini sangat penting, karena sistem  hanya bisa melakukan alokasi order, jika status seluruh  component material  lokasinya sudah di factory.

Alokasi  & Monitoring Order
      Setelah PO  Customer ter-input ke dalam database, secara real time, sistem menginformasikan pada PPIC  estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang disampaikan bahwa data dalam Arrange Order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari  beberapa divisi-divisi yang saling tergantung (dependent) memiliki kode-kode Grouping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

Display Order

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal sampai  delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu, kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat  order yang kapasitasnya melebihi dari 30  hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung  reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan di seluruh tahapan.
Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang  ter-alokasi berarti sudah memiliki  raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam  melakukan alokasi & Monitoring order :
1) PPIC memastikan kesiapan kapasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang melebihi. Jika masih berada pada rentang kapasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi  setuju berapapun  jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi kapasitas produksi. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur Puncak-Bogor? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur? Konsepnya mirip seperti itu. Dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal kapasitas mesin dan ketersediaan personel / SDM.
2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang  berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.
3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, dengan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
4) Memastikan  order yang sudah ter-alokasi (dalam sistem) dicetak agar bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena  print-out  Work Order menjadi dasar bagi pagawai di lantai produksi (pemesinan). Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait :
a) Nama item product,
b) Component Material,
c) Code numeric atau Barcode,
d) Quantity,
e) Tanggal mulai produksi ( start date ) ,
f) Tanggal target selesai ( Finish Date),
g) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt  ( warna, dimensi, dll ),
h) No. Regristasi Customer Order,
i) No. Regristasi Work Order,
j) Identifikasi untuk mampu telusur proses.
Konsep yang disampaikan disini biasa disebut dengan “ KANBAN” di beberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer  untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet atau Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki  No. Regrestasi sendiri  ( angka dan barcode), dalam prosesnya, sheet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk.
Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, masih jauh lebih besar manfaatnya.
5) Melakukan  monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay  di satu station akan mempengaruhi  ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk   melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya.
6) Sistem bersifat Closed-Loop atau siklus tertutup. Untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor  sehingga menjadi  informasi balik  yang akurat untuk seluruh bagian terkait (Glass Wall Management), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

Display Alocation Order

Penutup
      PPIC merupakan bagian yang sangat unik. Jika melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, Logistic, Continous Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledge yang bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi  relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam spesialisasi yang disebut diatas tingkat perputarannya relatif tinggi, apalagi bagian HRD bisa disebut luar biasa tinggi.
      Berbeda kondisinya dengan PPIC (dan R&D), basic knowledge tidak banyak membantu jika orang-orang ini berpindah kerja di industri dengan bidang dan model operasi yang berbeda. Tidak bisa ‘Copy Paste‘. Mereka seperti mulai dari awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan Produksi, Logistic, Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi yang disebut terakhir relatif mudah, namun system produksi memerlukan pemahaman yang sangat tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap keempat system ini merupakan basic knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini diasumsikan anda tidak memiliki masalah dalam komunikasi dan interpersonal saat masuk dalam organisasi perusahaan yang baru lho ya.
Jadi... sangat maklum jika perpindahan orang PPIC ke perusahaan lain  biasanya berada dalam bidang yang sejenis atau mirip, akan lebih safe.dari pada pindah kebagian yang berbeda samasekali.

Berikut 3 Tips dasar bagi   PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses dalam industri manufacture :

1. Memahami seluruh prosedur operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan prosedure  menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan  skill & knowledge  Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai ‘Rule Maker’ .

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Dan rangkuman berikut ini adalah 6 Principles of Production Planning:

1. Customer Demand

    Production planning focuses on the principle of meeting the targeted customer demand rate in the most efficient way possible while keeping open the capability to respond to variations in demand.

 

2. Materials

    The materials availability needed to produce should be ensured. The most efficient production planning keeps the minimum materials as standard inventory. Planners should evaluate how much material the company needs, the lead times for orders, the delivery times for suppliers and the reliability of the supply.

 

3. Equipments

    Basic stability of equipment comprising of availability (A), performance (P) and quality (Q) parameters can be determined by Overall Equipment Effectiveness (OEE)

 

4. Manpower

    The number of employees required to do the work. The capacity of the workforce has to match the capabilities of the equipment to plan for the highest efficiency.

 5. Processes
 Effective production planning makes sure that the processes used for the output continue to operate efficiently and safely. Often the normal operation of a process requires occasional testing and adjustments.
6. Controls
A final production planning principle puts in place controls that detect problems as soon as they occur. Verification of inventory, use of qualified suppliers and personnel, standardization where possible. When controls are in place, it enables to take possible corrective actions to minimize the effects and return production to the required levels.
Disadur dan dikembangkan dari sumber: faberinfinite.com, http://dedylondong.blogspot.com dan berbagai sumber lainnya.