Production Planning Inventory Control (PPIC) & Istilah

      Salah satu Departemen di JPP adalah Depart.PPIC (Production Planning Inventory Control). Meskipun saya belum sempat "berkenalan" dengan crew di PPIC namun tidak ada salahnya deh kalau saya mengangkat sebuah topik mengenai istilah-istilah PPIC yang saya sadur dari bloger sebelah (deddylondong.blogspot.co.id).

Istilah-istilah tersebut antara lain :

 

Proses Produksi : Metode dan Teknik yang digunakan dalam mengolah bahan baku menjadi produk

Perencanaan Produksi  : Tindakan antisipasi dimasa mendatang sesuai dengan periode waktu yang direncanakan. Aspek yang harus diperhatikan dalam perencanaan produksi yaitu ;  Berjangka waktu, berjenjang, terpadu, berkelanjutan, terukur, realistis, akurat, dan menantang.

Pengendalian produksi : Tindakan yang menjamin bahwa semua kegiatan yang dilaksanakan dalam perencanaan telah dilakukan sesuai dengan target yang telah ditetapkan

Continous Process : Proses produksi secara terus menerus untuk jenis produk yang sama dan tidak memerlukan waktu set up yang lama. Contoh, industri pengolahan air minum dalam kemasan

Intermittent Process :  Proses yang terputus, karena memproduksi produk-produk yang memiliki spesifikasi yang berbeda-beda, sehingga memerlukan waktu set up yang relatif lama.

Repetitif Process : Kombinasi antara proses continue dan terputus, dalam operasinya menggunakan modul-modul. Modul yaitu komponen-komponen yang telah dipersiapkan sebelumnya, biasanya dihasilkan dari proses continue.

Product Layout : Lay out mesin produksi berdasarkan produk, masing-masing unit output membutuhkan urutan operasi yang sama dari awal hingga akhir. Contoh, Line perakitan mobil

Process layout : Lay out mesin produksi dimana pengelompokan mesin-mesin bedasarkan fungsinya. Contoh, Industri spare part mobil

MTO : Make To Order

ETO  : Engineering To Order

ATO  : Assembly To Order

MTS : Make To Stock

Special Purpose Machine : Mesin yang bersifat khusus, hanya bisa untuk memproduksi satu item produk

General Purpose Machine : Mesin yang bisa memproduksi beberap jenis spesifiaksi Produk

Flow Shop : Proses konversi dimana unit-unit output secara berturut-turut melalui urutan operasi yang sama pada mesin-mesin khusus, dan ditempatkan disepanjang lintasan produksi. Bentuk proses produksi flowshop biasanya bersifat MTS

Job Shop : Proses konversi dimana unit-unit mengerjakan  spesifikasi item yang berbeda  mengikuti urutan yang berbeda pula melalui stasiun kerja yang dikelompokan berdasar fungsinya.  Ciri-ciri sistem  produksi ini yaitu ; Volume produksi sedikit, variasi produk tinggi, lead time produksi relatif panjang, dan tidak ada lintasan khusus. Proses produksi biasanya bersifat MTO.

Batch : Merupakan perkembangan dari  bentuk Job Shop dalam hal standarisasi produk. Sistem Batch memiliki kemampuan memproduksi produk dengan variasi item relatif tinggi, lead time pendek, dan satu lintasan dapat digunakan untuk beberapa jenis item produk.

Proyek : Proses penciptaan satu jenis produk yang agak rumit dengan suatu pendefinisian urutan tugas-tugas yang teratur akan kebutuhan sumber daya dan dibatasi oleh waktu penyelesaian.

WIP ( Work In Process ) :  yaitu produk setengah jadi yang terkontrol  atau tidak tercontrol, yang timbul sebagai akibat adanya ketidak seimbangan capasitas

Delivery : Kemampuan perusahaan dalam memenuhi pesanan berdasarkan waktu pengiriman yang di sepakati dengan customer

Delivery ratio : Ratio/perbandingan antara order yang On shedule dengan Total order yang masuk dalam periode waktu tertentu.

Lead Time : Waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi dari awal hingga akhir  dalam batas capasitas tertentu

Capasitas  Produksi : Total Output produk yang dihasilkan dalam periode waktu tertentu.

Cycle Time : Waktu yang diperlukan oleh mesin untuk memproduksi satu unit produk.

Push System ( Tekan ) : Job-job yang diproduksi dibebankan secara berturut – turut mulai dari stasiun produksi awal, kemudian dprsoes terus ( ditekan kedepan ) menuju stasiun produksi berikutnya, hingga stasiun produksi akhir. Sistem produksi tradisional dianggap sebagai jenis sistem Push.

Pull System ( Tarik ) : Produk akan diproduksi pada stasiun-stasiun kerja hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan dari stasiun berikutnya.

MPS  ( Master Planning Schedule ) :  yaitu Jadwak Induk Produksi yang menunjukkan kebutuhan produksi mingguan selama periode waktu antara 6 sampai 12 bulan. MPS merupakan jadwal yang berisi  informasi tentang “kapan” produksi dimulai dan harus selesai.

ETD  ( Estimate Time to Departure) : Perkiraan waktu berangkat

ETA  ( Estimate Time to Arrival ) : Perkiraan waktu kedatangan

MRP  ( Material Requirement Planning ) : Digunakan untuk perencanaan dan pengendalian item barang (komponen) yang tegantung pada item-item ditingkat / level yang lebih tinggi. MRP akan menentukan kebutuhan dan jadwal untuk pembuatan komponen-komponen atau pembelian material/bahan baku untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh MPS. MRP bersifat computer oriented.

MRP

RCC  ( Rought Cut Capacity ) : Analisis kemampuan  dari kapasitas pabrik pada titik-titik kritis dari proses produksi / bottle neck berdasarkan MPS yang telah dibuat.

FAS  ( Final Assembly Schedule ) :  dibuat sebagai pernyataan tentang produk-produk akhir yang akan dirakit dari item-item MPS.

BOM  ( Bill of Material ) : Rekening material mengenai  data  struktur produk,  berisi detail komponen-komponen sub assembling ( code, jenis, jumlah dan spesifikasinya ).

On Hand Inventory : Tingkat persediaan yang sudah dimiliki.

Schedule Receipt : Jadwal Penerimaan material/bahan baku

CRP  ( Capacity Requirement Planning) : yaitu proses penentuan berapa jumlah mesin dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi target produksi pada tingkat yang lebih detail, berdasarkan perencanaan di MPS

Line Balancing ( LB ) :  Keseimbangan kapasitas produksi antar stasiun kerja. Bila stasiun kerja memiliki capasitas produksi lebih besar, maka akan memiliki waktu proses yang lebih pendek. Jika tidak tercontrol akan menyebabkan waktu menganggur/utilisasi mesin tidak maksimal  dan terjadinya WIP yang cukup tinggi.

Line Balancing

Line Produksi : Stasiun Kerja untuk memproduksi  jenis-jenis item produk tertentu.

Bottle Neck : Stasiun kerja atau mesin  bagian dari lintasan produksi yang memiliki capasitas produksi terkecil , sehingga menyebabkan waktu proses yang paling panjang dibanding stasiun kerja lainnya. Istilah lain yaitu titik kritis.

Work Station ( Stasiun Kerja ) : Grup-grup kerja bagian dari keseluruhan operasi produksi yang memiliki fungsi yang relatif sama, didalamnya memiliki aktivitas produksi yang melibatkan material, mesin, alat-alat bantu, lingkungan fisik kerja, dan operator.

Due Date : Batas waktu maksimal yang dapat diterima untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Lateness : Penyimpangan antara waktu penyelesaian dengan batas waktu

Tardiness : Ukuran untuk kelambatan positif, yaitu jika pekerjaan diselesaikan lebih cepat dari batas waktu yang ditetapkan

Completion Time : Rentang waktu antara saat pekerjaan dimulai sampai dengan pekerjaan selesai.

Idle Time : Waktu tunggu proses/operasi  berikutnya

Change Over :  Penggantian Item produk yang sedang diproduksi dengan item lainnya, bisa diikuti set up mesin ataupun tidak.

Over Capacity : Kondisi dimana order yang harus diselesaikan jumlahnya lebih besar dibanding capasitas yang tersedia.

HPP ( Hasil  Produksi Perorang ) : Biasanya juga disebut dengan HPO ( Hasil Produksi Orang ), yaitu  hasil pembagian antara total produksi  dibagi Jumlah orang dalam periode tertentu (mingguan hingga bulanan). Jumlah orang didapat dari pembagian antara total Jam kerja semua personel ( include over time ) dibagi hari kerja normal per orang dalam periode tertentu ( misal : 40 Jam/week ).

Working Hours : Yaitu Jumlah jam kerja  dalam rentang periode produksi tertentu.

Delay : kondisi Keterlambatan penyelesaian order dari batas waktu yang ditetapkan

Push Out : Order dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya didorong mundur ke periode setelahnya

Pull forward : Order dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya ditarik maju ke periode lebih awal

Carry Over : Order  dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya terdorong mundur karena Delay.

On Hand order : Order yang harus dikerjakan dalam periode tertentu

Remake : Pembuatan ulang order sesuai jumlah yang diminta,  umumnya terjadi karena kurangnya material/komponen akibat problem produksi.

Rework : Pengerjaan ulang, biasanya untuk perbaikan minor masalah quality. Proses ini tidak memerlukan tambahan material, hanya tambahan alokasi working Hours untuk pengerjaannya.

Fill rate : Ratio  antara On Hand Order dengan Capasitas yang tersedia dalam periode waktu tertentu (perbulan)

Start Date : Tanggal dimulainya proses produksi untuk order item tertentu

Finish Date : Tanggal selesainya proses produksi untuk order item tertentu

Loading : Pembebanan yang melibatkan penyesuaian kebutuhan capasitas untuk order-order yang diterima/diperkirakan dengan capasitas yang tersedia

Sequencing : Penugasan tentang order-order mana yang diprioritaskan untuk diproses terlebih dahulu (pengurutan ) .

Dispatching : Prioritas kerja tentang job-job mana yang diseleksi dan diprioritaskan untuk diproses

Up-dating : Merevisi prioritas-prioritas sebagai respon terhadap kondisi oeprasi yang terjadi

Production Board : Papan Informasi yang secara visual menampilkan hasil produksi aktual perhari/ update dan akumulasinya, disertai dengan target  produksi berdasarkan MPS untuk setiap stasiun kerja. Informasi ini untuk monitoring selisih antara aktual record dengan planning. Updating record bisa didistribusikan lewat e-mail atau terintegrasi dalam sistem IT, tapi menurut saya tampilan secara visual di board  memberikan efek psikologis yang lebih baik.

Loss Production : Selisih antara pemakaian material  aktual dengan yang direncanakan. Biasanya  di tampilkan dalam bentuk rasio ( % ), dengan formulasi : ((Pemakaian Aktual – Pemakaian Planning) : Pemakaian Planning ) x 100%

Peramalan : proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan dimasa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam memenuhi permintaan barang ataupun jasa.

Peramalan Jangka Panjang : Peramalan dengan periode 2 – 10 Tahun

Peramalan Jangka Menengah : Peramalan dengan periode 1 – 24 bulan

Peramalan Jangka Pendek : Peramalan dengan periode 1 – 5 minggu

Siklus Hidup Produk : Siklus hidup produk mengikuti pola yang disebut kurva S. Kurva S menggambarkan besarnya permintaan terhadap waktu, dimana siklus hidup suatu produk akan dibagi menjadi fase pengenalan, fase pertumbuhan, fase kematangan, dan akhirnya fase penurunan.

Daur Hidup Produk

MAD  ( Mean Absolute Deviation ) : rata-rata  kesalahan mutlak selama periode tertentu.

MSE  ( Mean Square Error) : rata-rata kuadrat kesalahan

MFE  ( Mean Forecast Error ) : Rata-rata kesalahan Peramalan

MAPE ( Mean Absolute Percentage Error ) : Rata-rata persentase kesalahan Absolut

Analisis Deret Waktu ( Time Series ): Analisa deret waktu yang didasarkan pada asumsi bahwa deret waktu tersebut terdiri dari komponen-komponen Trend (T), Siklus/Cycle  ( C ), Pola Musiman/Season(S), dan Variasi acak/Random (R).

Moving Average : Metode analisis permintaan yang diperoleh dengan merata-rata permintaan berdasarkan beberapa data masa lalu yang terbaru. Tujuan utama dari teknik ini untuk mengurangi atau menghilangkan variasi acak permintaan dalam hubungannya dengan waktu.

Moving Average

Exponential Smoothing : Metode analisis permintaan pengembangan dari Moving Average, kelemahan metode Moving Average yaitu  memerlukan data masa lalu cukup banyak. Jika permintaan aktual data lama tidak tersedia, maka dalam Exponential Smoothing dapat digantikan dengan nilai pendekatan berupa nilai ramalan sebelumnya.

Individual Produk : Masing-masing jenis produk

Hiring Cost : Biaya penambahan tenaga kerja. Termasuk didalamnya biaya iklan untuk recruitment, biaya untuk seleksi dan Trainning.

Firing Cost : Biaya pemberhentian tenaga kerja.

Overtime Cost : Biaya yang dikeluarkan jika memperkerjakan karyawan setelah jam kerja normal

Undertime Cost : Biaya yang ditimbulkan sebagai akibat dari tidak optimalnya utilisasi, sehingga capasitas produksi tampak lebih besar dari aktual.

Inventory Cost : Biaya yang timbul untuk mengantisipasi jumlah persediaan. Terdiri dari ongkos tertahannya modal, pajak, asuransi, kerusakan bahan, ongkos sewa gudang, biaya overhead gudang.

Back Order Cost : Biaya yang timbul karena habisnya persediaan saat dibutuhkan, sehingga harus segera dilakukan pemesanan kembali ( jika customer besedia menunggu ), dan lebih buruk jika customer malakukan cancel  order.

Purchasing Cost : Biaya pembelian,  Biaya yang dikeluarkan untuk membeli  barang. Besarnya biaya pembelian tergantung pada jumlah barang dan harga persatuan barang.

Procurement Cost : Biaya pengadaan, dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu pengadaan dari luar (ordering cost) dan dari internal ( set up cost )

Ordering Cost : Biaya Pemesanan, yaitu semua pengeluaran  yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar, meliputi  biaya untuk menentukan suplier, biaya ekspedisi/transportasi, biaya penerimaan, dll.

Holding Cost : Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang timbul akibat menyimpan barang. Meliputi Biaya tertahannya modal, Biaya Gudang, Biaya kerusakan dan penyusutan, biaya kadaluarsa,biaya asuransi, biaya administrasi dan pemindahan.

EOQ (Economic Order Quantity) : Pemesanan persediaan/bahan baku secara ekonomis, dengan miminimalkan ordering cost dan holding cost

Economic Order Quantity

ELS ( Economic Lot Size ) : atau disebut juga EPQ (Economic production Quantity ), yaitu model pengendalian persediaan bahan baku berupa komponen tertentu yang diproduksi secara massal dan dipakai sendiri sebagai sub komponen. Laju pemakaian komponen diasumsikan lebih rendah dari laju produksi komponen.

Reorder Point : Titik pemesanan kembali

Reorder Point

Safety Stock : Jumlah cadangan pengaman, istilah lainnya yaitu buffer stock

FIFO ( First In First Out ) : Metode distribusi material dimana material yang lebih awal masuk maka akan lebih awal keluar.

LIFO ( Last In First Out ) : Metode distribusi material dimana material yang  paling akhir masuk maka akan lebih awal keluar.

First Come First Serve (FCFS), prioritas diberikan kepada pesanan yang tiba lebih dulu di sumber.

Shortest Processing Time (SPT), prioritas diberikan kepada pesanan dengan saat kirim yang lebih cepat.

Shortest Total Processing Time Remaining (STPT), prioritas diberikan kepada pesanan dengan sisa waktu proses yang lebih kecil.

SHOP FLOOR CONTROL ( SFC ), Pengendalian lantai pabrik (production activity control/shop floor control) merupakan bagian yang menjadi closed loop dari MRP yang memberikan umpan balik informasi progress implementasi dari rencana yang telah dibuat

Stuffing : Proses Loading Finish Good Product ke Container untuk proses pengiriman ke Customer

Just in Time ( JIT ) : adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu. Untuk mencapai sasaran dari sistem ini, perusahaan memproduksi hanya sebanyak jumlah yang dibutuhkan/diminta konsumen dan pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat menimbun barang

Kanban : Berarti sinyal, yang merupakan sebuah konsep berhubungan dengan Lean manufaktur dan Just In Time (JIT). Menurut pencetusnya, Taiichi Ohno, kanban merupakan salah satu cara untuk mencapat JIT.Kanban bukanlah sistim pengontrol persediaan, namun merupakan sistim pengaturan yang membantu menentukan apa, kapan dan berapa banyak sebuah produk harus dibuat.

Kartu Kanban : Merupakan komponen kunci dari implementasi kanban yang digunakan sebagai sinyal kebutuhan akan material di dalam sebuah fasilitas produksi, atau memindahkan material dari penyuplai ke fasilitas produksi.Dalam implementasinya tidak selalu berbentuk kartu, melaiknan bisa berbentuk wadah, lampu atau bahkan sinyal computer.

Kartu Kanban

The Toyota Way : 14 Prinsip yang berisi filosofi manajemen yang digunakan oleh korporasi Toyota, yang meliputi Toyota Production System. Ide-ide utamanya adalah agar mendasarkan keputusan manajemen pada "pemahaman filosofis atas tujuan (perusahaan)", berpikir jangka panjang, memiliki proses untuk memecahkan masalah, penambahan nilai bagi organisasi dengan cara mengembangkan orang-orangnya, dan menyadari bahwa memecahan masalah secara terus-menurus mendorong proses belajar organisasi.

Ok..sobat, khusus Work In Proses / Work In Progress (WIP) akan kita bahas lebih detil lagi sebab sangat terkait dengan laporan penjualan maupun laporan produksi yang endingnya ada di bagian Financial-Accounting. WIP ini sangat penting sekali untuk menjawab seefektif apa man power bekerja dan untuk menjawab pertanyaan dari kita "Mengapa terjadi gap yang besar antara perencanaan produk dengan realisasi ". Saya ingin menyajikan WIP ini dalam nilai rupiah sehingga bisa disandingkan dengan laporan realisasi penjualan pada saat yang sama.....(Mas Abu)