Menghitung Progress Proyek

Breakdown dan Pembobotan 

Progress S-Curve

Sebagai bagian dari tata laksana proyek yang baik, setiap proyek harus diukur progressnya sepanjang durasi proyek bersangkutan. Perhitungan aktual progress yang didapat kemudian dibandingkan dengan progress planing untuk periode yang sama. Dari perbandingan antara aktual progress vs plan progress, akan diketahui apakah suatu proyek dalam kondisi ahead schedule, on schedule atau behind schedule.

Untuk itu sebelum proyek dimulai kita hendaknya sudah memiliki kesepakatan dengan pemberi proyek tentang bagaimana cara menghitung progress proyek bersangkutan. Hal ini sangat penting, karena selain untuk mengukur performance proyek, kita juga memerlukan klaim progress yang sudah disetujui klien untuk menagih pembayaran.

Pada proyek yang berdurasi beberapa bulan hingga beberapa tahun, perhitungan progress biasanya dilakukan setiap awal bulan dengan cut-off date tanggal 30 atau 31.

Berikut  contoh cara perhitungan progress proyek paket steam generator (boiler).

Sebagaimana praktek yang umum terjadi, proyek besar seperti PLN,PLTA,PLTU dll biasanya dibagi menjadi beberapa paket, yaitu : pekerjaan sipil (civil work) yang meliputi persiapan lahan hingga pekerjaan pondasi, steam generator (boiler), coal and ash handling, electrical & control, steam turbine & generator dan balance of plant. Setiap paket biasanya dikerjakan oleh kontraktor yang berbeda. Contoh yang akan saya berikan berikut ini adalah untuk proyek paket steam generator (boiler).

LANGKAH KE-1 dalam menyusun perhitungan progress proyek adalah menentukan Work Breakdown Structure-nya. Jika kita anggap paket steam generator sebagai WBS level-1, kita perlu menyusun WBS level-2 dan level-3. Tiga level WBS ini sudah sangat mencukupi untuk melakukan perhitungan progress dan pengendalian jadwal proyek.

Dari WBS level-1 Steam Generator kita bisa mebuat breakdown level-2 sebagai berikut :

WBS 2-01 Boiler House Steel Structure
WBS 2-02 Pressure Parts
WBS 2-03 Auxiliary Equipments
WBS 2-04 Air and Flue Gas Ducting
WBS 2-05 Coal Pipe & Boiler Piping
WBS 2-06 Electrostatic Precipitator
WBS 2-07 Electrical & Lighting
WBS 2-08 Instrumentation & Control
WBS 2-09 Refractory & Insulation
WBS 2-10 Painting

LANGKAH KE-2 adalah menghitung prosentase bobot masing-masing WBS level-2 di atas terhadap nilai/bobot keseluruhan paket steam generator. Untuk menghitung bobot prosentase ini kita memerlukan data nilai kontrak proyek paket steam generator

Pada saat mengajukan proposal harga dalam proses tender biasanya kita diminta untuk membuat rincian harga (price breakdown). Misalkan untuk proyek konstruksi boiler pada PLTU Karangwuni yang berkapasitas 2 x 65 MW nilainya adalah USD 5,950,876.60, maka breakdown price-nya kira-kira akan seperti di bawah ini :

Berdasarkan data di atas kita bisa menghitung bobot prosentase dari masing-masing WBS level-2. Misalkan untuk WBS 2-01 Boiler House Steel Structure bobot prosentasenya adalah :

Harga Boiler House Steel Str / Harga Total Proyek x 100% =

1,263,505.07 / 5,950,876.60 x 100% = 21.23%

Setelah kita hitung satu per satu, maka bobot masing-masing WBS level-2 dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Membuat Work Breakdown Structure (WBS).

Misalkan untuk WBS 2-02 Pressure Parts dapat dirinci lagi menjadi :

WBS 2-02-01 Pressure Parts Hangers
WBS 2-02-02 Steam Drum
WBS 2-02-03 Downcomers
WBS 2-02-04 Water Wall
WBS 2-02-05 Economizers
WBS 2-02-06 Backpass & Roof Panel
WBS 2-02-07 Boiler Roof Piping
WBS 2-02-08 Superheaters
WBS 2-02-09 Sootblowers
WBS 2-02-10 Control Buckstay, Skin Casing & Outer Casing
WBS 2-02-11 Combustion Burners

WBS 2-09 Insulation and Refractory dapat dibreakdown lagi menjadi :

WBS 2-09-01 Refractory
WBS 2-09-02 Pressure Parts Insulation
WBS 2-09-03 Insulation Hot Air Ducting
WBS 2-09-04 Insulation Flue Gas Ducting
WBS 2-09-05 Insulation for Equipments
WBS 2-09-06 Insulation for Electrostatic Precipitator
WBS 2-09-07 Piping Insulation

Membuat Pembobotan

 Selain membuat Rincian Kerja (WBS) maka kita juga harus memberikan prosentase pembobotan untuk masing-masing item . Pembobotan item pekerjaan  dapat dilakukan dengan cara yang sama dengan level lain. jika memang tersedia data rincian harga proyek (price breakdown) sampai level-3.

Jika data price breakdown level-3 tidak tersedia, maka perhitungan pembobotan dapat dilakukan dengan mempergunakan data quantity dari masing-masing item level-3 (ton, meter, sq.meter, pcs, etc). Data quntity ini bisa didapatkan dari bill of quantity (BOQ) yang merupakan bagian dari dokumen tender.

Contoh pembobotan level-3 dapat dilihat pada tabel WBS 2-02 Boiler Pressure Parts di bawah ini :

Pentahapan Pekerjaan Kontruksi 

Setelah semua tahapan kita lakukan dengan baik, kini saatnya  kita menentukan tahapan dari pekerjaan-pekerjaan terhadap proyek tersebut. Pada umumnya pekerjaan boiler dilakukan dengan urutan tahapan sbb :

Boiler House Steel Structure : lifting into position –> alignment –> inspection –> bolt tightening

Pressure Parts : lifting into position –> fit-up –> welding –> hydrostatic test

Ducting :  lifting into position –> fit-up –> welding –> confirmity test

Insulation : welding stud pins –> pemasangan rockwool –> pemasangan metal cladding –> inspection

Pentahapan (staging) masing-masing WBS level-2 seperti di atas diperlukan agar perhitungan progress menjadi lebih mudah.

Langkah selanjutnya , Masing-masing tahapan tersebut harus diberi prosentase bobot, misalkan :

WBS 2-02 Pressure Parts memiliki pembobotan :

stage-1 lifting into position = 30%

stage-2 fit-up = 30%

stage-3 welding = 30%

stage-4 conformity test = 10%
WBS 2-09 Refractory & Insulation :

stage-1 welding stud pins = 10%

stage-2 pemasangan rockwool = 40%

stage-3 pemasangan metal cladding = 40%

stage-4 conformity / final inspection = 10%

Total prosentase bobot stage-1 sampai stage-4 adalah 100%, artinya item bersangkutan dianggap selesai 100% hanya jika telah melewati seluruh 4 tahap (stages).

Berikut ini adalah contoh perhitungan progress. Misalkan kita akan menghitung progress WBS 2-02-08 Superheaters pada akhir bulan ke-8. Data yang kita peroleh dari production group adalah sebagai berikut :

Total superheaters yang sudah di-“lifting into position” (termasuk yang sudah difit-up & diwelding) = W1 ton

Total yang sudah di-“fit-up” (termasuk yang sudah diwelding juga) = W2 ton

Total yang sudah selesai di-“welding” = W3 ton

Total yang sudah menjalani conformity test = W4 ton (W4 = 0ton, karena conformity test hanya dilakukan hanya jika seluruh sistem pressure parts sudah siap uji semuanya)

Seandainya total quantity (tonage) Secondary Air Duct adalah 60 ton, maka kumulatif progressnya pada akhir bulan ke-8 tersebut adalah =

(30% x W1 + 30% x W2 + 30% x W3 + 10% x W4) / 60 = X %

Misalkan % bobot Superheaters terhadap WBS 2-02 Pressure Parts adalah B% (hasil perhitungan langkah ke-4), maka kumulatif progress X% dari Superheaters tersebut di atas akan memberikan sumbangan progress kepada keseluruhan WBS 2-02 sebesar = B% x X%

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh perhitungan detail WBS level-3 dari Boiler Pressure Parts. Karena space yang tidak mencukupi, tabel saya potong menjadi dua :

Dengan menghitung semua item WBS level-3, kita akan mendapatkan progress seluruh WBS level-2. Sementara progress overal dari paket Steam Generator (Boiler) didapatkan dengan menjumlahkan hasil perkalian antara progress setiap WBS level-2 dengan prosentase bobot masing-masing.

Data progress biasanya diberikan oleh masing-masing kepala seksi yang bertanggung jawab untuk setiap WBS level-2. Data tersebut diberikan kepada Project Control Engineer untuk diolah menjadi Progress Report. Progress Report yang sudah disetujui klien dijadikan dasar untuk mengajukan klaim pembayaran. Di bawah ini adalah progress summary yang setiap bulan kita kirimkan ke klien untuk mendapatkan approval mereka.

Sementara untuk keperluan internal, progress report tersebut dimanfaatkan untuk evaluasi project performance yang harus dilakukan setiap bulan......................................