Menghitung Anggaran Proyek

By. Mas abu & Mas Prie
Menghitung Budget Direct Labour dan Membuat Man Power Loading

        Budget atau anggaran dalam suatu proyek adalah menjadi satu factor penting diantara factor lainya, dari proyek yang skala kecil, sedang apalagi proyek yang besar atau kelas mega proyek. Melalui tulisan ini saya ingin sedikit mengulas cara membuat budget / anggaran proyek secara detail. Berhubung keterbatasan pengalaman dan literature yang saya baca, saya hanya akan menuliskan cara membuat anggaran proyek konstruksi (construction).

Tulisan ini tidak membahas perhitungan budget proyek yang memiliki scope design engineering maupun equipment / material procurement. Sebagaimana diketahui untuk proyek industrial plant sekala besar, scope proyek biasanya dibagi menjadi : engineering, procurement and construction (EPC).

Pada dasarnya cara menyusun anggaran untuk semua jenis proyek konstruksi adalah sama. Oleh karena itu silakan dalam tulisan ini anda bisa mengambil logika berpikirnya saja dan lakukan penyesuaian terhadap cara penyusunan budget yang saya sampaikan agar bisa diaplikasikan dalam proyek yang anda tangani.

Ada beberapa data yang harus dipersiapkan sebelum mulai menghitung budget secara detail., yaitu :

1. Scope pekerjaan
2. Volume pekerjaan
3. Project milestone
4. Historical data dari proyek-proyek sebelumnya

Tiga hal pertama bisa didapatkan dari dokumen kontrak, sementara historical data merupakan data-data performance yang dihitung berdasarkan kinerja dari proyek yang telah lalu. Kita asumsikan budget yang akan disusun memiliki cost breakdown structure atau pos-pos anggaran sbb :

A. Direct dan Indirect Labor
B. Contractor Staff
C. Costruction Equipment
D. Tools
E. Consumables
F. Sub Contracting Cost
G. Mobilization – Demobilization
H. Temporary Facilities
I. Site Operation Cost

           Karena case yang saya ambil adalah proyek mechanical erection Pembangkit Listrik Tenaga Uap, maka istilah-istilah yang saya pakai dalam tulisan ini adalah istilah-istilah dalam proyek Boiler atau PLTU.

 

A. Direct dan Indirect Labor

     Direct labor adalah seluruh karyawan / tukang yang melaksanakan pekerjaan yang langsung menghasilkan progress.

Berdasarkan bidang pekerjaannya direct labor dibagi menjadi : rigger, fitter, millwright dan welder. Sedangkan berdasar tingkat keahliannya direct labor digolongkan menjadi : foreman, skill, semi skill dan helper.

Menyusun budget direct labor berarti kita harus menghitung :
– Total manhour untuk masing-masing WBS
– Komposisi (breakdown berdasarkan skill) manhour
– Budget direct labor
– Direct labor loading

Dalam dunia konstruksi dikenal istilah labor productivity. Productivity ini adalah produktivitas tenaga kerja yang diukur berdasarkan jumlah manhour yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap satuan volume pekerjaan.

Produktivitas pekerjaan erection steel structure, boiler pressure parts, ducting dan mechanical equipments diukur dengan manhour/ton. Pekerjaan painting, insulation dan refractory dihitung produktivitasnya dengan manhour/m2. Sementara mengukur produktivitas pekerjaan welding atau pengelasan pipa dilakukan dengan menghitung manhour untuk setiap inch-dia (manhour/inch-dia).

Setiap perusahaan kontraktor yang sudah berpengalaman mengerjakan beberapa proyek tentu memiliki historical data produktivitas dari proyek-proyek yang telah dikerjakan sebelumnya. Berdasarkan data produktivitas dan volume pekerjaan yang ada di dalam kontrak, kita bisa menghitung kebutuhan manhour untuk masing-masing jenis pekerjaan.

Budget Manhour = produktivitas x volume pekerjaan

Setelah menghitung total manhour untuk masing-masing WBS, langkah berikutnya adalah menentukan komposisi manhour dari setiap WBS. Menentukan komposisi manhour berarti kita harus membuat breakdown berdasarkan skill untuk setiap total manhour WBS.

Berdasarkan skill-nya direct labor pada proyek konstruksi boiler  dibagi menjadi :
– Foreman rigger
– Foreman fitter atau foreman millwright
– Foreman welder
– Skill rigger
– Skill fitter atau skill millwright
– Semi skill rigger
– Semi skill fitter atau semi skill millwright
– GTAW welder
– SMAW welder
– Plate welder
– Helper

Agar bisa menentukan komposisi manhour masing-masing WBS, kita harus bisa menentukan prosentase masing-masing skill labor. Beda WBS prosentase masing-masing skill labornya juga berbeda. Biasanya data prosentase skill labor masing-masing WBS diambil dari historical data proyek sebelumnya.

Setelah berhasil menghitung budget manhour total beserta breakdown skillnya untuk masing-masing WBS, kita bisa menghitung budget direct labor dalam bentuk rupiah. Agar bisa menghitung nilai rupiah berdasar budget manhour yang sudah ada, kita memerlukan manhour rate.

Manhour rate adalah jumlah rupiah yang harus dibayarkan untuk setiap manhour. Oleh karena itu satuan manhour rate adalah rupiah/manhour. Kita bisa mendapatkan manhour rate ini dari data salary rate yang dibuat oleh bagian Personalia (HRD) proyek.

Setiap akan memulai proyek staff HRD selalu menyusun salary rate untuk proyek bersangkutan. Salary rate inilah yang menjadi dasar dalam menentukan gaji yang akan diberikan kepada setiap karyawan proyek. Salary rate disusun berdasarkan UMR dan tingkat upah di pasar tenaga kerja lokasi di mana proyek berada.

Berikut adalah contoh alokasi anggaran direct labor yang dihitung berdasarkan budget manhour dan manhour rate untuk pekerjaan steel structure, boiler pressure parts dan auxiliary equipments

Langkah selanjutnya dalam menyusun budget direct labor adalah membuat manpower loading atau manpower schedule. Untuk membuat manpower loading, kita memerlukan 2 data, yaitu :

– Manhour budget per WBS
– Progress planning per WBS

Terlebih dahulu manhour budget per WBS harus dikonversi ke manmonth budget. Untuk mendapatkan manmonth budget, kita bisa membagi budget manhour dengan 242. Angka 242 ini adalah total jam kerja dalam satu bulan untuk setiap 1 orang karyawan, dengan asumsi :

– Senin – Kamis = 9 jam kerja
– Jumat – Sabtu = 8 jam kerja
– Libur Minggu dalam sebulan hanya 2 kali. jam kerja hari Minggu = 8 jam

Selanjutnya kita bisa mendistrubusikan budget manmonth di atas menjadi manpower schedule bulanan. Pendistribusian tersebut dilakukan berdasarkan distribusi progress planning bulanan, dengan cara sebagai berikut :

– Distribusikan budget manmonth menjadi manpower schedule bulanan berdasarkan progress planning masing-masing WBS.

– Lakukan adjustment terhadap manpower schedule yang didapat pada langkah pertama. Adjustment dilakukan dengan cara mengurangi manpower loading pada bulan-bulan saat pek-time.

Manpower yang dikurangkan dari beberapa bulan saat peak-time tadi didistribusikan ke periode bulan-bulan awal (saat-saat preparation works) dan periode bulan-bulan akhir (saat-saat finishing works).

– Adjustment ini perlu dilakukan karena tahap awal dan tahap akhir selalu memerlukan lebih banyak manhour/ton dibanding rata-rata manhour/ton masing-masing WBS. Dengan kata lain tahap awal dan akhir setiap WBS selalu memiliki produktifitas yang rendah. Sedangkan saat-saat peak-time selalu ditandai dengan produktifitas yang tinggi.

Di bawah ini saya sertakan tabel-tabel untuk membuat manpower planing untuk pekerjaan Steel Structure dengan total tonage = 7,000 ton, produktivitas = 48 manhour/ton, sehingga didapatkan budget manhour = 336,000 manhours.

TABEL LANJUTAN MANHOUR PLANING & MAN-MONTH PLANING

Manpower schedule atau manpower loading, selain berfungsi untuk labor control saat proyek sudah berjalan, juga berguna untuk membuat beberapa planning berikutnya, seperti :

– Menghitung budget peralatan safety : helmet, sepatu, safety belt, seragam lapangan, dsb.
– Menghitung budget alat transportasi karyawan.
– Menentukan jumlah mesin las yang diperlukan, berdasarkan jumlah welder.
– Menghitung kebutuhan mess karyawan, dsb.

(dari blognya mas Prie..)