Cara Membuat Budget/anggaran Proyek (bag.1)

By.Mas Abu

         .Sebelum proyek dimulai hendaknya team yang akan menjalankan proyek bersangkutan menyusun atau membuat budget (rencana anggaran) proyek. Budget proyek berisi rencana alokasi biaya (anggaran) yang akan dipakai untuk menyelesaikan proyek.

Persoalan yang sering muncul adalah sampai seberapa detail kita harus membuat rencana anggaran suatu proyek. Misalnya apakah kita harus menganggarkan atau membuat budget peralatan kerja (tools) dan consumables sedetail-detailnya hingga setiap item kita tentukan budgetnya ? Ataukah cukup secara garis besar saja ?

Kemudian apakah kita cukup membuat rencana anggaran secara total saja tanpa perlu membuat breakdown bulanan ? Mudah-mudahan pertanyaan ini bisa terjawab melalui tulisan singkat ini.

Untuk mempermudah dalam menguraikan cara membuat budget proyek kita akan mengambil contoh kasus proyek konstruksi pembangunan Pembangkit Listrik Tenaga Uap.

Hal pertama yang harus dilakukan sebelum mulai menyusun budget proyek adalah mempelajari kontrak dengan seksama. Dua hal yang harus dilihat dalam kontrak adalah pembagian tugas (scope of work) antara kontraktor dan client dan jadwal pelaksanaan proyek.

Meskipun jenis proyeknya sama, scope of work bisa berbeda antara satu proyek dengan proyek yang lain.

Anggaran atau budget suatu proyek biasanya terbagi menjadi beberapa pos anggaran. Susunan beberapa pos anggaran tersebut dikenal dengan nama Cost Breakdown Structure (CBS). Berikut adalah contoh CBS proyek konstruksi pembangunan boiler :

A. Direct dan Indirect Labor
B. Contractor Staff
C. Heavy Equipments
D. Tools
E. Consumables
F. Mobilisasi & Demobilisasi
G. Temporary Facilities
H. Suplai Permanent Material
I. Sub Contracting Cost
J. Insurance

CBS di atas adalah CBS level-1. Setiap proyek bisa memiliki CBS yang berbeda, meskipun jenis proyeknya sama. Semuanya tergantung pada scope of work yang ada di dalam kontrak.

Agar penyusunan dan pengendalian anggaran proyek bisa dilakukan dengan lebih mudah dan lebih teliti, CBS level-1 perlu dipecah-pecah (dibreak-down) lagi menjadi pos-pos anggaran yang lebih detail, atau biasa dikenal juga dengan istilah CBS level-2.

Selain Cost Breakdown Structure, dalam menyusun budget suatu proyek kita juga memerlukan adanya Work Breakdown structure (WBS). Jika CBS memperlihatkan uraian anggaran berdasarkan pos-pos pembelanjaan, maka WBS memperlihatkan uraian suatu proyek berdasarkan jenis pekerjaan.

Sebelum mulai menyusun anggaran proyek, kita juga harus membuat membuat jadwal proyek terlebih dahulu. Jadwal ini nantinya kita perlukan untuk menentukan mobilisasi dan demobilisasi tenaga kerja, staff dan peralatan proyek. Untuk menentukan saat mobilisasi dan demobilisasi seringkali kita harus membuat jadwal proyek hingga WBS level-2 atau bahkan level-3.

Dalam proyek konstruksi pembangunan Boiler listrik jadwal berikut ini selalu ditentukan dalam kontrak : first column erection, steam drum lifting, boiler hydrostatic test, first firing dan first synchronization. Berdasarkan target dates dari kelima milestone tersebut, jadwal konstruksi  secara keseluruhan bisa disusun.

Kemudian kita juga harus menyusun struktur organisasi project team. Struktur ini nantinya kita pakai sebagai dasar pembuatan jadwal penugasan staff (contractor staff schedule) dalam proyek bersangkutan. Biasanya struktur organisasi proyek dirumuskan bersama oleh project manager, site manager dan project control engineer.

Kini setelah mengidentifikasi scope of work dengan seksama, menentukan Work Breakdown structure, jadwal masing-masing pekerjaan, struktur organisasi team yang akan diterjunkan ke dalam proyek, dan rencana pos-pos anggaran yang akan dihitung biayanya (cost breakdown structure), maka kita pun siap untuk menyusun anggaran proyek secara keseluruhan.