Proyek (Pengertian, Ciri dan Jenisnya)

By.Mas Abu

PENGERTIAN PROYEK

- Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang bersifat khusus untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu, dan sumberdaya yang terbatas (Ilmu Manajemen Konstruksi, 1998). 

- Proyek pada hakekatnya adalah proses mengubah sumberdaya, dan dana tertentu secara terorganisasi menjadi hasil pembangunan yang mantap sesuai dengan tujuan dan harapan– harapan awal dengan menggunakan anggaran dana serta sumberdaya yang tersedia dalam jangka waktu tertentu (Dipohusodo, 1996).

-  Proyek dapat pula diartikan suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan serta umumnya berlangsung dalam waktu tertentu dimana menpunyai awal dan akhir aktivitas yang jelas (PT BNI–LPM ITB, 1995). 

CIRI-CIRI PROYEK

Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir. Bersifat sementara, dimulai dari awal proyek dan diakhiri dengan akhir proyek, serta mempunyai jangka waktu terbatas. Jumlah biaya, sasaran jadual serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan telah ditentukan. Non rutin, tidak berulang–ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung. Jadi tidak ada dua atau lebih proyek yang identik, tetapi proyek yang sejenis. Perbandingan Proyek-Operasional Kegiatan Proyek: · · · · · · · Mewujudkan sistem yang belum ada. Bercorak dinamis, non rutin Siklus proyek relatif pendek. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah–ubah. Kegiatan harus diselesiakan berdasarkan anggaran, dan jadual yang telah ditentukan. Terdiri dari bermacam–macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu. Keperluan sumberdaya berubah baik macam maupun volumenya. Kegiatan Operasional: · · · · · Mendayagunakan sistem yang telah ada. Berulang–ulang, rutin. Berlangsung dalam jangka panjang. Intensitas kegiatan relatif sama. Batasan anggaran dan jadual tidak setajam dalam proyek. · ·
 Macam kegiatan tidak terlalu banyak. Macam dan volume kebutuhan sumber daya relatif konstan. Hubungan Biaya-Waktu-Mutu Hubungan Biaya-Waktu-Mutu Hubungan antara biaya, waktu dan mutu atau disebut triple constraints (Soeharto, 1995) saling berkaitan serta berpengaruh satu dengan yang lainnya. Adapun penjelasan ketiga aspek tersebut adalah: · · · Anggaran proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi kemampuan atau dana yang dimiliki. Jadwal proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Apabila hasil akhir sadalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan. Mutu produk harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan, sehingga mampu memenuhi target yang dimaksud (fit for the intended use). Project Life Cycle

Aspek Feasibility Study Menjamin tercapainya sasaran pokok proyek, maka memerlukan suatu penelitian dan evaluasi secara menyeluruh berbagai aspek (feasibility study) terhadap rencana keberadaan proyek. Secara garis besar menyangkut aspek–aspek teknis, yuridis, sosial dan ekonomis. Aspek teknis yaitu meneliti, dan mengevaluasi apakah memungkinkan menggunakan teknologi yang ada untuk mencapai hasil yang diinginkan. Bilamana memang dapat dicapai dengan menggunakan teknologi yang ada, maka proyek tersebut bisa (layak) untuk dilaksanakan, dan sebaliknya. Aspek yuridis yaitu meneliti, serta mengevaluasi apakah hasil yang diinginkan dibenarkan oleh peraturan hukum yang berlaku. Bilamana memang dibenarkan oleh peraturan hukum yang berlaku, maka proyek tersebut layak untuk dilaksanakan, dan sebaliknya. Aspek sosial yaitu meneliti, dan mengevaluasi dampak sosial yang ditimbulkan selama proses pelaksanaan maupun oleh hasil produk itu sendiri. Bila memang hasil proyek akan memberikan dampak sosial yang positif, maka proyek tersebut layak untuk dilaksanakan. Sebaliknya, bilamana akan memberikan dampak sosial yang negatif, maka proyek tersebut tidak bisa untuk dilaksanakan. Aspek ekonomis yaitu meneliti, dan mengevaluasi apakah hasil yang dicapai tersebut memang menguntungkan secara ekonomis. Bila memang menguntungkan, maka proyek layak untuk dilaksanakan.

 JENIS PROYEK KONSTRUKSI

  Bangunan gedung, seperti rumah, kantor, atau pabrik. Bangunan gedung bercirikan: § · · · Proyek konstruksi menghasilkan tempat orang bekerja atau tinggal. Pekerjaan dilakukan pada lokasi yang relatif kecil dan kondisi pondasi umumnya sudah diketahui. Manajemen terutama dibutuhkan untuk progressing pekerjaan. Bangunan sipil, seperti jalan, jembatan, bendungan dan infrastruktur lainnya. Bangunan sipil bercirikan: · · · Proyek konstruksi dilaksanakan untuk mengendalikan alam agar berguna bagi kepentingan manusia. Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang luas atau panjang dan kondisi pondasi sangat berbeda satu sama lain dalam suatu proyek, tergantung kondisi di lapangan. Manajemen dibutuhkan untuk memecahkan masalah. Selain itu, proyek konstruksi dapat dibagi jika ditinjau dari beberapa aspek: · Ditinjau dari jangka waktu penyelesaian. · · ·
 Ditinjau dari bentuk hasil yang ingin dicapai. Ditinjau dari untuk siapa proyek dikerjakan. Ditinjau dari pengguna langsung hasil proyek. Jenis proyek konstruksi ditinjau dari jangka waktu penyelesaian: · · Proyek jangka pendek, yaitu proyek yang harus selesai dalam jangka waktu satu tahun atau kurang. Misalnya proyek penambahan ruangan–ruangan kantor perusahaan, rehabilitasi bangunan gedung kampus, proyek pemasnagan jaringan telepon dan sebagainya. Proyek jangka panjang, yaitu proyek yang jangka waktu penyelesaiannya lebih dari satu tahun. Misalnya proyek pembangunan bendungan, proyek pembangunan jembatan jalan raya, proyek pembangunan mal, dan sebagainya. Jenis proyek konstruksi ditinjau dari bentuk hasil yang ingin dicapai: · · Proyek fisik, yaitu proyek yang menghasilkan sesuatu wujud barang. Misalnya proyek pembngunan masjid, proyek pembangunan gedung sekolah, dan lain–lain. Proyek non fisik, yaitu proyek yang menghasilkan sesuatu yang tidak berwujud (jasa), dapat berupa proyek penelitian, design. Misalnya penelitian pasar dan konsumen suatu perusahaan, proyek penelitian kekayaan hasil laut, dan sebagainya. Jenis proyek konstruksi ditinjau dari untuk siapa proyek dikerjakan: · · Proyek sendiri, yaitu proyek yang dijalankan untuk memenuhi kebutuhan sendiri. Misalnya suatu instansi yang melakukan sendiri proyek rehabilitasi bangunan kantornya. Proyek pesanan, yaitu proyek yang dijalankan untuk kepentingan pihak lain dalam hal ini pihak pemesan. Misalnya sebuah kontraktor yang melaksanakan pekerjaan proyek pembangunan jembatan atas permintaan Dinas Bina Marga. Jenis proyek konstruksi ditinjau dari pengguna langsung hasil proyek: · · Proyek pribadi (mikro), yaitu proyek yang secara langsung hanya akan dinikmati hasilnya oleh satu pihak saja. Proyek semacam ini misalnya proyek–proyek untuk kepentingan suatu perusahaan dengan contoh pergantian mesin, penambahan mesin, pembangunan gedung, dan sebagainya. Proyek sosial kemasyarakatan (makro), yaitu proyek yang secara langsung akan dinikmati hasilnya oleh banyak pihak atau kepentingan masyarakat luas. Proyek semacam ini misalnya pengadaan jaringan dan saluran irigasi, penyediaan air bersih, dan sebagainya. 

Menghitung Progress Proyek

Breakdown dan Pembobotan 

Progress S-Curve

Sebagai bagian dari tata laksana proyek yang baik, setiap proyek harus diukur progressnya sepanjang durasi proyek bersangkutan. Perhitungan aktual progress yang didapat kemudian dibandingkan dengan progress planing untuk periode yang sama. Dari perbandingan antara aktual progress vs plan progress, akan diketahui apakah suatu proyek dalam kondisi ahead schedule, on schedule atau behind schedule.

Untuk itu sebelum proyek dimulai kita hendaknya sudah memiliki kesepakatan dengan pemberi proyek tentang bagaimana cara menghitung progress proyek bersangkutan. Hal ini sangat penting, karena selain untuk mengukur performance proyek, kita juga memerlukan klaim progress yang sudah disetujui klien untuk menagih pembayaran.

Pada proyek yang berdurasi beberapa bulan hingga beberapa tahun, perhitungan progress biasanya dilakukan setiap awal bulan dengan cut-off date tanggal 30 atau 31.

Berikut  contoh cara perhitungan progress proyek paket steam generator (boiler).

Sebagaimana praktek yang umum terjadi, proyek besar seperti PLN,PLTA,PLTU dll biasanya dibagi menjadi beberapa paket, yaitu : pekerjaan sipil (civil work) yang meliputi persiapan lahan hingga pekerjaan pondasi, steam generator (boiler), coal and ash handling, electrical & control, steam turbine & generator dan balance of plant. Setiap paket biasanya dikerjakan oleh kontraktor yang berbeda. Contoh yang akan saya berikan berikut ini adalah untuk proyek paket steam generator (boiler).

LANGKAH KE-1 dalam menyusun perhitungan progress proyek adalah menentukan Work Breakdown Structure-nya. Jika kita anggap paket steam generator sebagai WBS level-1, kita perlu menyusun WBS level-2 dan level-3. Tiga level WBS ini sudah sangat mencukupi untuk melakukan perhitungan progress dan pengendalian jadwal proyek.

Dari WBS level-1 Steam Generator kita bisa mebuat breakdown level-2 sebagai berikut :

WBS 2-01 Boiler House Steel Structure
WBS 2-02 Pressure Parts
WBS 2-03 Auxiliary Equipments
WBS 2-04 Air and Flue Gas Ducting
WBS 2-05 Coal Pipe & Boiler Piping
WBS 2-06 Electrostatic Precipitator
WBS 2-07 Electrical & Lighting
WBS 2-08 Instrumentation & Control
WBS 2-09 Refractory & Insulation
WBS 2-10 Painting

LANGKAH KE-2 adalah menghitung prosentase bobot masing-masing WBS level-2 di atas terhadap nilai/bobot keseluruhan paket steam generator. Untuk menghitung bobot prosentase ini kita memerlukan data nilai kontrak proyek paket steam generator

Pada saat mengajukan proposal harga dalam proses tender biasanya kita diminta untuk membuat rincian harga (price breakdown). Misalkan untuk proyek konstruksi boiler pada PLTU Karangwuni yang berkapasitas 2 x 65 MW nilainya adalah USD 5,950,876.60, maka breakdown price-nya kira-kira akan seperti di bawah ini :

Berdasarkan data di atas kita bisa menghitung bobot prosentase dari masing-masing WBS level-2. Misalkan untuk WBS 2-01 Boiler House Steel Structure bobot prosentasenya adalah :

Harga Boiler House Steel Str / Harga Total Proyek x 100% =

1,263,505.07 / 5,950,876.60 x 100% = 21.23%

Setelah kita hitung satu per satu, maka bobot masing-masing WBS level-2 dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Membuat Work Breakdown Structure (WBS).

Misalkan untuk WBS 2-02 Pressure Parts dapat dirinci lagi menjadi :

WBS 2-02-01 Pressure Parts Hangers
WBS 2-02-02 Steam Drum
WBS 2-02-03 Downcomers
WBS 2-02-04 Water Wall
WBS 2-02-05 Economizers
WBS 2-02-06 Backpass & Roof Panel
WBS 2-02-07 Boiler Roof Piping
WBS 2-02-08 Superheaters
WBS 2-02-09 Sootblowers
WBS 2-02-10 Control Buckstay, Skin Casing & Outer Casing
WBS 2-02-11 Combustion Burners

WBS 2-09 Insulation and Refractory dapat dibreakdown lagi menjadi :

WBS 2-09-01 Refractory
WBS 2-09-02 Pressure Parts Insulation
WBS 2-09-03 Insulation Hot Air Ducting
WBS 2-09-04 Insulation Flue Gas Ducting
WBS 2-09-05 Insulation for Equipments
WBS 2-09-06 Insulation for Electrostatic Precipitator
WBS 2-09-07 Piping Insulation

Membuat Pembobotan

 Selain membuat Rincian Kerja (WBS) maka kita juga harus memberikan prosentase pembobotan untuk masing-masing item . Pembobotan item pekerjaan  dapat dilakukan dengan cara yang sama dengan level lain. jika memang tersedia data rincian harga proyek (price breakdown) sampai level-3.

Jika data price breakdown level-3 tidak tersedia, maka perhitungan pembobotan dapat dilakukan dengan mempergunakan data quantity dari masing-masing item level-3 (ton, meter, sq.meter, pcs, etc). Data quntity ini bisa didapatkan dari bill of quantity (BOQ) yang merupakan bagian dari dokumen tender.

Contoh pembobotan level-3 dapat dilihat pada tabel WBS 2-02 Boiler Pressure Parts di bawah ini :

Pentahapan Pekerjaan Kontruksi 

Setelah semua tahapan kita lakukan dengan baik, kini saatnya  kita menentukan tahapan dari pekerjaan-pekerjaan terhadap proyek tersebut. Pada umumnya pekerjaan boiler dilakukan dengan urutan tahapan sbb :

Boiler House Steel Structure : lifting into position –> alignment –> inspection –> bolt tightening

Pressure Parts : lifting into position –> fit-up –> welding –> hydrostatic test

Ducting :  lifting into position –> fit-up –> welding –> confirmity test

Insulation : welding stud pins –> pemasangan rockwool –> pemasangan metal cladding –> inspection

Pentahapan (staging) masing-masing WBS level-2 seperti di atas diperlukan agar perhitungan progress menjadi lebih mudah.

Langkah selanjutnya , Masing-masing tahapan tersebut harus diberi prosentase bobot, misalkan :

WBS 2-02 Pressure Parts memiliki pembobotan :

stage-1 lifting into position = 30%

stage-2 fit-up = 30%

stage-3 welding = 30%

stage-4 conformity test = 10%
WBS 2-09 Refractory & Insulation :

stage-1 welding stud pins = 10%

stage-2 pemasangan rockwool = 40%

stage-3 pemasangan metal cladding = 40%

stage-4 conformity / final inspection = 10%

Total prosentase bobot stage-1 sampai stage-4 adalah 100%, artinya item bersangkutan dianggap selesai 100% hanya jika telah melewati seluruh 4 tahap (stages).

Berikut ini adalah contoh perhitungan progress. Misalkan kita akan menghitung progress WBS 2-02-08 Superheaters pada akhir bulan ke-8. Data yang kita peroleh dari production group adalah sebagai berikut :

Total superheaters yang sudah di-“lifting into position” (termasuk yang sudah difit-up & diwelding) = W1 ton

Total yang sudah di-“fit-up” (termasuk yang sudah diwelding juga) = W2 ton

Total yang sudah selesai di-“welding” = W3 ton

Total yang sudah menjalani conformity test = W4 ton (W4 = 0ton, karena conformity test hanya dilakukan hanya jika seluruh sistem pressure parts sudah siap uji semuanya)

Seandainya total quantity (tonage) Secondary Air Duct adalah 60 ton, maka kumulatif progressnya pada akhir bulan ke-8 tersebut adalah =

(30% x W1 + 30% x W2 + 30% x W3 + 10% x W4) / 60 = X %

Misalkan % bobot Superheaters terhadap WBS 2-02 Pressure Parts adalah B% (hasil perhitungan langkah ke-4), maka kumulatif progress X% dari Superheaters tersebut di atas akan memberikan sumbangan progress kepada keseluruhan WBS 2-02 sebesar = B% x X%

Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh perhitungan detail WBS level-3 dari Boiler Pressure Parts. Karena space yang tidak mencukupi, tabel saya potong menjadi dua :

Dengan menghitung semua item WBS level-3, kita akan mendapatkan progress seluruh WBS level-2. Sementara progress overal dari paket Steam Generator (Boiler) didapatkan dengan menjumlahkan hasil perkalian antara progress setiap WBS level-2 dengan prosentase bobot masing-masing.

Data progress biasanya diberikan oleh masing-masing kepala seksi yang bertanggung jawab untuk setiap WBS level-2. Data tersebut diberikan kepada Project Control Engineer untuk diolah menjadi Progress Report. Progress Report yang sudah disetujui klien dijadikan dasar untuk mengajukan klaim pembayaran. Di bawah ini adalah progress summary yang setiap bulan kita kirimkan ke klien untuk mendapatkan approval mereka.

Sementara untuk keperluan internal, progress report tersebut dimanfaatkan untuk evaluasi project performance yang harus dilakukan setiap bulan......................................

Cara Membuat Budget/Anggaran Proyek (bag.2)

          Pada tulisan sebelumnya telah di uraikan hal-hal yang harus dilakukan sebelum mulai menyusun anggaran (budget) proyek, yaitu :

1. Mempelajari dokumen kontrak secara seksama dan memahami scope of work atau pembagian tanggung jawab antara kontraktor dan pemilik proyek (owner).

2. Membuat work breakdown structure (WBS) dari proyek yang akan dikerjakan.

3. Menyusun struktur organisasi dari team yang akan diterjunkan untuk menangani proyek.

4. Menentukan cost breakdown structure (CBS) dari anggaran yang akan disusun.

Dalam menyampaikan cara penyusunan anggaran proyek ini, kita coba melihat kontrak proyek milik PT Truba Jurong Engineering, yaitu saat mendapatkan kontrak pekerjaan konstruksi paket Boiler dari Mitsui Engineering and Shipbuilding. Selama 2 tahun saya mendapat penugasan dalam proyek tersebut.

Work breakdown structure dari proyek konstruksi Boiler PLTU Asam Asam dapat diuraikan menjadi pekerjaan-pekerjaan sbb :

WBS-01 Boiler House Steel Structure
WBS-02 Boiler Pressure Parts
WBS-03 Auxiliary Equpments
WBS-04 Ducting and Raw Coal Silo
WBS-05 Boiler Piping
WBS-06 Electrostatic Precipitator
WBS-07 Chimney
WBS-08 Electrical & Control Instruments
WBS-09 Insulation & Refractory
WBS-10 Painting
WBS-11 Material Handling
WBS-12 Site Management

Perlu diketahui bahwa dalam anggaran proyek dikenal apa yang namanya biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost).

Direct cost adalah biaya untuk pengadaan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang menghasilkan progress secara langsung. Contohnya adalah biaya yang diperlukan untuk menggaji fitter dan tukang las, untuk pembelian kawat dan sewa mesin las yang dipakai untuk pekerjaan pemasangan pipa main steam yang menghubungkan boiler dan steam turbune.

Sementara indirect cost adalah biaya yang diperlukan untuk pengadaan sumber daya bagi aktivitas proyek yang tidak langsung menghasilkan progress. Contohnya adalah gaji untuk staff bagian Keuangan. Meskipun tanpa staff bagian Keuangan aktivitas proyek tidak akan bisa berjalan, tetapi segala aktivitasnya tidak pernah diperhitungkan dalam perhitungan progress proyek.

Singkat kata direct cost adalah biaya untuk aktivitas yang langsung menghasilkan progress, sementara indirect cost adalah biaya untuk aktivitas yang bersifat mendukung pekerjaan-pekerjaan penghasil progress.

Team yang memiliki budget direct cost biasa dikenal dengan production atau construction team. Sementara lainnya dikenal sebagai supporting team. Dari uraian WBS di atas, WBS-01 sampai WBS-11 adalah construction team. Sedangkan supporting team yang dikumpulkan dalam WBS-12 biasanya terdiri atas seksi-seksi : project planing & control, quality control, safety, finance & inventory, purchasing dan personalia (HRD). Jika digambarkan dalam struktur organisasi, maka akan didapatkan bagan sbb :

Langkah selanjutnya adalah menentukan cost breakdown structure (CBS) dari anggaran yang akan disusun. Setelah mempelajari kontrak dengan seksama, diputuskan untuk membuat budget dengan pos-pos anggaran sbb :

A Direct dan Indirect Labor
B Contractor Staff
C Construction Equipments
D Tools
E Consumables
F Sub Contracting Cost
G Mobilization & Demobilization
H Temporary Facilities
I Site Operation Cost

Kini kita pun siap untuk mulai menyusun anggaran proyek. Pada umumnya penyusunan budget proyek dilakukan atas dasar data-data performance dari proyek sebelumnya. Untuk itu team penyusun budget sebaiknya memiliki pengalaman sudah pernah mengelola proyek.