Hal-hal Penting dalam Mengelola Material Gudang

          Persediaan, baik sparepart, work in prosses maupu final goods adalah barang  yang tersedia di gudang yang menempati posisi yang sangat penting dalam suatu perusahaan, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur. Sejatinya Setiap persediaan memiliki jangka waktu dalam hal  penyimpanannya. apakah itu  untuk dijual segera atau ditahan sebagai stock. Maka dari itu pengelolaan/pencatatannya harus sangat diperhatikan. Hal ini tentu saja terkait daripada resiko resiko persediaan yang bakal terjadi.

Persediaan bisa dikatakan ideal jika  berada dalam tingkat paling ekonomis tanpa adanya resiko pada perusahaan. Biasanya suatu resiko akan muncul yang diakibatkan adanya suatu persediaan seperti: biaya persediaan, kerusakan barang, kehilangan barang.
Lalu apa saja tantangan yang dihadapi dalam mengelola persediaan barang ?

1. Pengelolaan Gudang Penyimpanan (Lay out, Space dll)

    Gudang Penyimpanan adalah salah satu unsur terpenting dalam menjaga dan mengelola barang persediaan, maka dari itu banyak hal yang harus di perhatikan dalam memelihara gudang guna menjaga persediaan tetap dalam kondisi normal. Hal yang perlu diperhatikan yaitu seperti suhu, temperature, kelembaban, kebersihan serta keamanan yang terjamin. Selain itu Lay out dan sistem penataan persediaan (space) di gudang yang baik harus diperhatikan agar tidak mengganggu kelancaran jalannya proses produksi atau keluar masuknya barang persediaan, serta mudah dalam pencarian.

2. Menyusun Standard Operational Procedure (SOP) yang Efektif dan Efisien

    Aktivas pergudangan harus memiliki Standard Operational Procedure (SOP) atau WI (work Instruction) yang disusun secara rinci dan jelas guna menerima dan menangani persediaan dengan baik karena sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin, mempermudah operasional kerja semua pihak yang terlibat dalam usaha yang dijalankan serta dapat mengetahui dengan jelas hambatan – hambatan yang mudah di lacak. Banyak sebagian mengetahui SOP dibuat hanya sebatas sebelum suatu pekerjaan dilakukan, namun selain itu banyak yang harus dibuat diantaranya seperti jika ada perubahan langkah kerja, misalnya adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja, sehingga aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karen adanya acuan operasional yang baku.

3. Perawatan Persediaan

    Selain menjaga dan mengelola gudang, persediaan juga perlu dirawat. Ada 5R yaitu hal mengenai perawatan persediaan, diantaranya yaitu : Ringkas, Rajin, Rawat, Rapi, Resik. Jargon 5R ini sangat familiar tidak hanya dikalangan pergudangan, tetapi lebih lebih bidang administrasi/filling dan sejenisnya dimana pengelolanya dituntut untut cepat dan tepat dalam melayani kolega-koleganya.

4. Selalu melakukan Stock Opname

    Stock opname adalah istilah lain dari perhitungan fisik persediaan. Tujuan diadakan stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana merupakan salah satu fungsi Sistem Pengendalian Intern (SPI). Dengan diadakannya stock opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan persediaan benar atau tidak, jika ternyata ada selisih antara persediaan dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan dengan persediaan.

5. Pengecekan Persediaan Secara Berkala

    Pengecekan secara berkala sangat diperlukan karena untuk mengetahui dan memisahkan barang yang rusak atau cacat sehingga barang yang rusak tidak dapat mempengaruhi barang yang baik atau yang berguna serta dapat mengurangi space untuk barang yang tak terpakai.Pengecekan berkala ini minimal dilakukan sekali dalam sebulan, yaitu saat laporan keuangan akhir bulan.

 6. Penyimpanan Persediaan yang Teratur dalam Pengelompokan

     Tidak hanya disimpan begitu saja dalam mengatur dan mengelola persediaan, namun persediaan juga harus ditempatkan atau disusun secara berkelompok dengan cara memberi kode sesuai kebutuhan dan persediaannya contohnya mengelompokan bedasarkan nama barang, kode barang, spesifikasi barang, unit, dll. Tujuan pengelompokan ini agar mempermudah dan menghemat waktu ketika pengambilan atau penyimpanan persediaan dari gudang ataupun keluar gudang.

Itulah beberapa hal yang penting untuk diperhatikan oleh para pengelola pergudangan. Tidaklah mudah mengelola begitu banyak item yang tersimpan dalam gudang. Namun demikian, jika seluruh komponen dalam sebuah lingkungan itu dapat melakukan sesuai SOP yang telah dibuat mungkin dapat meminimalisir kesalahan - kesalahan yang mungkin akan terjadi sehingga dapat dikatakan ideal dalam arti tingkat paling ekonomis tanpa adanya resiko pada perusahaan................................(Abu)